视频会议突破了传统会议模式的限制，为个人和企业带来了极大的便利。它不仅显著提高了协作效率，还能有效降低运营成本，因此成为现代办公的理想工具。然而，当我们在网络上搜索“视频会议”等相关关键词时，会发现市场上产品种类繁多。从华为、思科这样的国际大厂，到优因、全时等中小型厂商提供的解决方案，各种品牌应有尽有。面对不同品牌的产品、差异化的定价策略以及功能各异的宣传介绍，不了解该行业的用户往往在选择时感到无所适从。
1、 明确企业需求与现状
2、 企业普遍重视开源节流，而“节流”意味着尽可能减少不必要的支出。在决定是否部署视频会议系统之前，企业应先评估其实际需求。如今，随着即时通讯软件的发展，QQ、MSN、Skype、微信等平台都具备音视频通话功能，在网络状况良好的情况下表现优异，而且完全免费。如果这些免费工具能满足企业的基本沟通需求，就没有必要投入资金建设专业的视频会议系统。例如，若企业日常仅需总经理与各部门负责人进行一对一交流，像Skype这样高质量的通信软件已经足够使用，无需额外投资。
3、 虽然聊天软件可以满足个人之间的沟通，但在会议室之间或个人与会议室之间的多方互动中存在明显局限。如果企业有更高频率或多场景的会议需求，则需要更专业的办公通信系统。专业视频会议系统通常支持文档演示、电子白板、远程协助、会议云盘、屏幕共享等功能，能够帮助企业构建全面的沟通平台。而这些功能是普通免费聊天软件难以实现的。
4、 硬件视频会议还是软件视频会议？
5、 视频会议系统主要分为硬件型和软件型两大类，各有特点。一般来说，硬件视频会议系统以高清画质、高安全性和稳定性著称，但集成度低、价格昂贵（动辄几十万元），操作复杂。一旦设备出现故障，维修成本较高，且扩展性差、升级不便。
6、 软件视频会议系统具有成本低、易集成、部署灵活的优势。作为SaaS服务的典型代表，其付费方式多样，可按次、按月、按年租赁，也支持一次性买断永久使用。同时，它能与远程教育、企业OA系统等无缝对接，扩展性强。不过，相较于硬件系统，软件视频会议在稳定性和安全性方面仍存在一定争议，这也是其发展的主要短板。
7、 随着互联网技术的进步，越来越多的视频会议厂商开始提出软硬结合的设计理念，通过优势互补来提升用户体验。例如，优因科技推出的会议室方案，通过摄像头、麦克风和优因盒子，将企业原有硬件设备与软件系统融合，使音视频更加稳定，同时简化操作流程、降低成本，为企业提供高效便捷的沟通方式。
8、 在大型企业中，尤其是政府机关、能源、电力、金融保险等行业的一级或二级单位，通常偏好采用硬件视频会议系统。这类高层会议场合正式、对音视频质量要求极高，预算充足。目前，polycom（宝利通）是最受欢迎的品牌之一，作为行业领导者，其产品广受青睐。此外，cisco（思科）、华为、中兴等品牌也有一定市场占有率。对于二级以下单位，如果数量不多，可通过硬件终端进行扩展；若单位众多且分布广泛，则更适合通过软件方式进行扩展。软件扩展包括两种类型：一种是硬件厂商配套提供的软件，另一种则是第三方厂商开发的软件。这种多元化选择为用户提供了更多灵活性。
9、 对于中小企业来说，软件视频会议系统更具吸引力。尽管硬件系统在安全性和稳定性方面更占优势，但在兼容性、扩展性等方面存在诸多限制。对大型企业而言，花费数十万甚至数百万搭建硬件视频会议系统，并每年支付高额维护费用并不困难，但对于中小企业来说则压力较大。这正是硬件视频会议系统难以在中小企业普及的主要原因。随着软件视频会议系统的不断发展，优因、全时等厂商推出的软件产品在用户体验方面已超越部分硬件产品。这些系统不仅大幅降低了企业的投入成本，还提供了优质的会议体验，性价比极高。
10、 产品适用性与售后服务
11、 确定选用硬件还是软件视频会议系统后，用户可以从功能、操作性、安全性、便捷性等方面在线挑选2-3个品牌进行对比。随后可申请试用（硬件系统试用较麻烦，而软件系统通常可在官网直接下载体验）。
12、 实际上，市面上大多数视频会议产品的功能较为相似，用户在挑选时可重点关注功能与价格因素。例如，在选择软件型视频会议系统时，应关注其支持哪些操作系统、是否具备协同办公能力、安全性和稳定性如何等，这些都是衡量供应商的重要标准。对于用户分布广泛的组织，建议优先考虑服务覆盖范围大的品牌。而对于重视售后服务的企业，则应选择售后体系更完善的产品。
