首先创建新邮件签名并设置默认应用，再配置回复转发签名，最后可为多账户分配不同签名。具体操作：打开Outlook 2016，进入文件→选项→邮件→签名，新建签名并编辑内容格式，插入Logo等元素后保存；在“新邮件”下拉菜单中选择该签名设为默认；在“答复和转发”中单独设置或选择（无）；若有多账户，可在账户列表中分别为每个账户指定不同的新邮件和回复签名，实现自动切换。
如果您希望在撰写邮件时自动添加个性化的签名信息，可以通过Outlook 2016内置的签名功能进行设置。通过该功能，您可以插入姓名、职位、联系方式甚至公司Logo等信息，提升邮件的专业性与品牌形象。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、创建新邮件签名
创建新签名是实现个性化邮件的基础步骤，您可以在此过程中定义文本内容、格式和图像元素，确保签名符合企业规范或个人风格。
1、打开Outlook 2016，点击顶部菜单栏的文件选项。
2、选择左侧的选项，进入“Outlook选项”窗口。
3、在弹出窗口中点击邮件，然后点击右侧的签名...按钮。
4、在“签名和信纸”窗口中，点击新建按钮，输入签名名称（如“公司正式签名”）。
5、在编辑框中输入您想要显示的内容，例如姓名、部门、电话号码、邮箱地址等。
6、使用上方工具栏对文字进行格式化，包括字体、颜色、大小以及对齐方式。
7、若需插入图片（如公司Logo），点击插入图片图标，选择本地图片文件并确认插入。
8、完成后点击确定保存签名设置。
二、将签名应用于新邮件
设置好签名后，需要将其指定为新建邮件的默认签名，以便每次撰写新邮件时自动加载。
1、在“签名和信纸”窗口中，找到选择默认签名区域下的“新邮件”下拉菜单。
2、从列表中选择您之前创建的签名名称。
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3、确保“新邮件”选项已设定为您期望使用的签名。
4、点击确定完成设置。
此后所有新撰写的邮件将自动包含所选签名内容。
三、将签名应用于回复/转发邮件
您可以独立设置回复和转发邮件时使用的签名，以区别于新邮件，避免信息重复或保持简洁沟通。
1、仍在“签名和信纸”设置界面，查看“答复和转发”下拉菜单。
2、选择是否使用与新邮件相同的签名，或选择其他已创建的签名。
3、若不希望在回复邮件时自动添加签名，可选择（无）选项。
4、设置完成后点击确定保存更改。
四、管理多个签名方案
对于拥有多个邮箱账户或不同用途的用户，可以创建多个签名并按需分配给不同的邮件账户或场景。
1、在“签名和信纸”窗口中，点击新建创建第二个签名（如“私人邮件签名”）。
2、为每个邮箱账户单独设置默认签名：在“电子邮件账户”列表中选择对应账户。
3、分别为“新邮件”和“回复/转发”选择合适的签名。
4、通过这种方式，当您切换发件账户时，Outlook会自动应用对应的签名。
