首先启用全局自动存档并设置周期与路径，再为特定文件夹配置独立规则以延长保留时间或排除归档，接着创建分类PST文件实现按需归档，最后可手动触发立即执行归档任务。
如果您希望在Outlook中管理邮件存储空间，避免数据文件过大导致性能下降，可以通过设置自动存档功能将旧邮件移至指定位置。以下是配置自动存档及文件夹规则的具体步骤：
一、启用全局自动存档功能
该设置用于定义Outlook整体的自动存档频率和默认保存路径，是执行归档的基础配置。
1、打开Outlook，点击文件选项卡，进入账户信息界面。
2、选择选项，在弹出的“Outlook选项”窗口中切换到“高级”类别。
3、在“自动存档”区域点击自动存档每隔 X 天运行一次，并设定具体天数（如14天）。
4、指定存档文件的默认保存路径，建议修改为便于管理的本地文件夹，例如 D:\Archive\archive.pst。
5、勾选退出时提醒我归档项目，以便确认归档操作。
二、为特定文件夹设置独立存档规则
某些重要文件夹可能需要不同于全局设置的存档策略，例如保留更长时间或不进行归档，可通过自定义文件夹规则实现。
1、在导航窗格右键点击目标文件夹，选择属性。
2、切换到自动存档选项卡，取消勾选“使用默认存档设置”。
3、设置该文件夹的专属规则，如选择将项目移动到以下文件夹，并指定归档目标pst文件中的对应文件夹。
4、调整存档时间，例如设为“项目更改后超过 90 天”，以延长保留周期。
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5、若不希望该文件夹参与归档，则选择在此项目上不执行任何操作。
三、创建自定义存档文件（PST）用于分类归档
通过建立多个PST文件，可按项目、年份或部门对归档邮件进行分类管理，提升查找效率。
1、点击文件 → 信息 → 清理工具 → 存档。
2、在存档对话框中，点击浏览创建新的PST文件，命名为如“Sales_2024.pst”。
3、选择要归档的数据范围，例如“此文件夹及其所有子文件夹”，然后指定根文件夹。
4、确认归档条件与目标位置无误后，点击确定开始归档过程。
四、手动触发自动存档以立即执行归档任务
当需要即时释放主数据文件空间时，可跳过等待周期，手动运行一次完整的归档流程。
1、进入文件 → 信息 → 管理工具。
2、点击立即存档按钮，系统将按照已设定的规则扫描符合条件的项目。
3、根据提示确认每个存档操作的目标位置，尤其是跨PST文件的迁移。
4、等待进度条完成，关闭提示窗口后检查目标文件夹内容是否完整迁移。
