首先明确产品手册结构,包括产品介绍、功能说明、使用教程等模块,通过石墨文档的文件夹分类管理,统一命名规范,并设置首页导航;接着利用协同编辑功能实现多人在线协作,分配责任人并用@提醒审核,通过评论功能提出修改建议,结合历史版本记录确保内容可追溯;随后设置权限保障安全,对外部提供只读链接,核心文档限指定成员编辑,定期清理成员列表;最后建立持续更新机制,每月检查内容准确性,收集使用者反馈,结合访问数据优化呈现,推动团队常态化使用,让知识库保持活力。

创建产品手册时,石墨文档是一个高效协作的工具。通过结构化的内容组织和权限管理,团队可以快速搭建出清晰、易维护的知识库。以下是基于实际经验总结的建设方法。
明确手册结构与内容框架
在开始编写前,先规划好产品手册的整体结构。常见模块包括:产品介绍、功能说明、使用教程、常见问题(FAQ)、更新日志等。
- 使用“文件夹”分类管理不同模块,例如按“用户指南”“技术文档”“内部培训”划分
- 每个模块下建立独立文档,命名规范统一,如“[模块]_功能名称_版本号”
- 首页放置导航文档,列出所有章节链接,方便查阅
利用协同编辑提升撰写效率
多个成员可同时在线编辑同一文档,适合跨部门协作(如产品、运营、客服)。
- 分配责任人到具体章节,通过@提醒同事补充或审核内容
- 开启“评论”功能,在段落旁提出修改建议,避免直接改动引发误解
- 历史版本记录可追溯每次变更,支持回滚到任意时间点
设置权限保障信息安全
根据角色控制访问和编辑权限,确保敏感信息不外泄。
- 对外部合作伙伴仅开放“只读”链接,防止误改
- 核心文档设为“指定成员可编辑”,限制修改范围
- 定期检查成员列表,及时移除已离职或无关人员
持续更新与使用反馈闭环
知识库不是一次性项目,需要长期维护才能保持价值。
- 每月安排专人检查内容准确性,同步产品最新变化
- 在文档末尾添加“反馈入口”,收集使用者的意见
- 结合数据分析查看文档访问频率,优化重点内容呈现方式
基本上就这些。用好目录、权限和协作功能,石墨文档就能支撑起一套实用的产品手册体系。关键在于坚持更新和推动团队使用,知识才真正“活”起来。










