1、清理已删除项目文件夹可释放占用空间，需彻底清空而非仅删除邮件；2、通过搜索条件hasattachment:yes larger:10MB定位大附件邮件并删除或提取附件后删除原邮件；3、使用归档功能将6个月前的旧邮件移至本地PST文件以减少云端存储压力；4、检查并禁用导致大量无关邮件流入的收件箱规则，限制自动下载大附件；5、通过控制面板中的邮件设置对邮箱数据文件执行压缩操作，减少冗余提升性能。
如果您在使用Outlook邮箱时收到存储空间不足的提示，可能是由于邮件、附件或日历项目占用了过多容量。为确保邮箱正常运行，需要对存储内容进行清理和优化。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、清理已删除项目文件夹
即使您已将邮件移至“已删除项目”，这些邮件仍会占用邮箱空间，直到彻底清空该文件夹。定期清除可释放大量存储。
1、打开Outlook客户端，点击左侧导航栏的已删除项目文件夹。
2、确认列表中无重要邮件后，点击顶部工具栏的清空文件夹按钮。
3、在弹出的确认窗口中选择“是”，完成永久删除操作。
二、删除大附件邮件
带有大型附件的邮件是占用邮箱空间的主要原因。查找并删除包含大文件的邮件能有效减少总容量使用。
1、在Outlook搜索框中输入hasattachment:yes larger:10MB，筛选出大于10MB的带附件邮件。
2、浏览搜索结果，选中不需要的邮件，右键选择删除。
3、对于需保留内容但无需附件的邮件，可先下载附件到本地，再删除原始邮件。
三、归档旧邮件
归档功能可将较早的邮件从服务器移动至本地存档文件（PST），既保留数据又释放云端空间。
1、点击文件菜单中的信息选项，选择“清理工具”下的“归档”。
2、设置归档条件，例如“将早于6个月的项目移至归档文件”。
3、指定归档文件保存路径，点击确定开始自动归档过程。
四、管理收件箱规则与自动下载
不必要的邮件规则可能导致大量非关键邮件自动下载并长期驻留邮箱，增加存储负担。
1、进入文件 > 管理规则和警报，在“电子邮件规则”选项卡中查看现有规则。
2、禁用或删除触发频繁且不必要邮件流转的规则，如自动转发或分类未读促销信。
3、调整设置以阻止自动下载大附件，可在“附件处理”规则中添加大小限制条件。
五、压缩邮箱文件以优化性能
长时间使用的邮箱数据库可能产生冗余数据，压缩操作可减小文件体积并提升响应速度。
1、关闭Outlook程序，进入控制面板的“邮件”设置项。
2、点击“数据文件”按钮，选择主邮箱账户对应的数据文件。
3、选中文件后点击关闭，然后再次选中并点击“设置”按钮。
4、在属性窗口中选择“高级”，点击“立即压缩”执行空间回收。
