邮件合并功能可批量生成个性化信函或标签，需准备结构化Excel数据源、创建含合并域的Word主文档、选取收件人列表并预览确认后完成合并。
如果您需要在Word中批量生成信函或制作标签，邮件合并功能可以将主文档与数据源结合，自动生成多份个性化文档。以下是实现此功能的具体步骤：
本文运行环境：MacBook Air，macOS Sequoia。
一、准备数据源文件
邮件合并依赖外部数据源（如Excel表格或Access数据库），用于提供收件人姓名、地址等变量信息。数据源需为结构化格式，首行为字段名，每列为一类信息，且无空行或合并单元格。
1、打开Excel新建工作表，第一行输入字段名称，例如：姓名、公司、地址、邮编。
2、从第二行开始逐行填写对应联系人信息，确保每列数据类型一致且无误。
3、保存文件为.xlsx格式，路径避免含中文或特殊符号，建议存于桌面以便后续快速选取。
二、创建主文档并启动邮件合并
主文档是信函或标签的固定模板，其中嵌入来自数据源的可变字段。Word通过“邮件”选项卡调用邮件合并向导，引导用户完成设置。
1、打开Word新建空白文档，点击顶部菜单栏的邮件选项卡。
2、点击开始邮件合并→信函（或标签，依需求选择）。
3、Word自动切换至邮件合并上下文，工具栏显示相关命令，文档进入编辑状态。
三、插入合并域
合并域是主文档中占位符，运行合并时将被数据源中对应列的实际内容替换。插入位置需精确对应信函结构或标签布局。
1、在信函正文适当位置（如称呼处）输入“尊敬的”，随后点击插入合并域按钮。
2、在下拉列表中选择姓名，光标处即出现「«姓名»」标记。
3、继续在地址段落依次插入公司、地址、邮编等字段，各字段间保留必要空格或换行。
四、选取收件人列表
Word需读取外部数据源以获取全部记录。支持直接使用现有列表或键入新收件人，推荐使用Excel文件以保障数据完整性与复用性。
1、点击选择收件人→使用现有列表。
2、在弹出窗口中浏览并选中已保存的Excel文件，点击打开。
3、若Excel含多个工作表，Word会提示选择具体工作表；确认后自动加载首行字段为可用域。
五、预览与完成合并
预览功能允许逐条检查生成效果，确认字段映射是否准确、格式是否合规。最终输出可直接打印或另存为独立文档。
1、点击预览结果按钮，使用左右箭头切换不同记录，观察「«姓名»」等字段是否被正确填充。
2、发现某条记录异常时，点击编辑收件人列表可筛选、排序或删除特定行。
3、确认无误后，点击完成并合并→编辑单个文档，选择「全部」生成完整文档，每条记录独占一页。
