通过设置工作流规则、蓝图审批、Zia智能建议和自定义函数，Zoho CRM可实现客户数据的自动化管理，减少重复任务并提升团队效率。
如果您希望在Zoho CRM中减少重复性任务并提升团队效率，可以通过设置自动化流程来实现对客户数据的智能管理。系统能够根据预设规则自动执行任务，如发送邮件、更新字段或分配负责人等。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、使用工作流规则实现基础自动化
工作流规则允许您基于特定条件触发动作，适用于字段更新、电子邮件提醒等场景。该功能无需编写代码，适合大多数常规业务流程。
1、登录Zoho CRM账户后，进入设置菜单，选择“自动化”下的“工作流规则”。
2、点击新建规则，选择需要应用自动化的模块，例如“潜在客户”或“联系人”。
3、设定触发条件，例如“当记录创建时”或“当字段值更改时”，并配置具体判断逻辑。
4、添加执行动作，可选“发送邮件通知”、“更新字段”或“触发自定义函数”。
5、保存并启用规则，系统将按照设定自动处理符合条件的记录。
二、通过蓝图设计多阶段审批流程
蓝图功能支持可视化地构建复杂的审批路径，适用于销售机会审核、合同批准等需多人参与的流程。
1、在Zoho CRM的设置界面中，找到“自动化”类别下的蓝图选项。
2、选择目标模块（如“销售订单”），点击创建蓝图。
3、使用拖拽方式添加各个阶段节点，每个节点代表一个审批步骤或状态变更。
4、为每个节点指定负责人，并设置进入和退出该阶段的条件。
5、发布蓝图后，所有新记录将遵循此流程推进，确保操作合规且可追踪。
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三、利用Zia人工智能助手配置智能建议
Zia是Zoho内置的AI引擎，能分析历史数据并推荐最佳行动方案，帮助用户做出更优决策。
1、进入CRM主界面，点击右上角的Zia面板图标以激活智能助手。
2、在自动化设置中查找“Zia建议规则”，开启相关权限。
3、定义触发建议的场景，例如“当潜在客户长时间未跟进”时提示提醒。
4、选择建议类型，包括创建任务、发送邮件或转换阶段。
5、确认配置后，Zia将在满足条件时主动推送通知或执行建议动作。
四、集成自定义函数扩展自动化能力
对于标准功能无法满足的需求，可通过Deluge脚本语言编写自定义函数，实现与外部系统交互或复杂逻辑处理。
1、在自动化菜单中选择自定义函数，点击“新建函数”。
2、输入函数名称并选择执行上下文，例如“在记录创建后运行”。
3、在代码编辑器中编写Deluge脚本，调用Zoho提供的API接口完成数据操作。
4、测试函数运行结果，确保返回值符合预期。
5、将函数绑定到工作流或按钮事件中，使其在特定条件下被调用。
