设置结构化记账表并用SUMIFS自动分类汇总、下拉菜单规范类别、TODAY()填日期、条件格式高亮异常、Power Query合并多月账单。
一、设置结构化记账表格
建立规范的记账表结构是自动化的基础，需包含日期、类别、收入、支出、余额等字段，并将数据区域转为“表格”（Ctrl+T），以便公式自动扩展和引用稳定。
1、在A1单元格输入“日期”，B1输入“类别”，C1输入“收入”，D1输入“支出”，E1输入“余额”。
2、选中A1:E1区域，按Ctrl+T，勾选“表包含标题”，点击确定。
3、在E2单元格输入初始余额数值（如10000），在E3单元格输入公式：=E2+C3-D3，然后双击填充柄向下复制。
二、使用下拉菜单限制类别输入
通过数据验证创建收支类别下拉列表，可避免录入错误，并为后续分类统计提供统一标准。
1、在空白区域（如G1:G10）依次输入常用收入类别：工资、奖金、理财收益等。
2、在H1:H15输入常用支出类别：餐饮、交通、房租、购物等。
3、选中B2:B1000单元格，点击【数据】→【数据验证】→允许选择“序列”，来源设为=$G$1:$H$15，勾选“提供下拉箭头”。
三、用SUMIFS函数自动分类汇总
SUMIFS函数可根据多条件动态汇总收支金额，无需手动筛选，每次新增记录后结果自动更新。
1、在新工作表或空白区域设置汇总区，在A1输入“类别”，B1输入“收入合计”，C1输入“支出合计”。
2、在B2输入公式：=SUMIFS(记账表!$C:$C,记账表!$B:$B,$A2)，其中“记账表”为原始数据表名，“$A2”为当前行类别名称。
3、在C2输入公式：=SUMIFS(记账表!$D:$D,记账表!$B:$B,$A2)，然后同时选中B2:C2，向下拖拽填充至所有类别行。
四、添加自动日期与高亮异常值
利用TODAY()和条件格式，可让新增行默认填入当日日期，并对超支或大额交易进行视觉提醒。
1、在A2单元格输入公式：=IF(C2+D2>0,TODAY(),"")，确保仅在有收支记录时显示当天日期。
2、选中C2:D1000区域，点击【开始】→【条件格式】→【新建规则】→【使用公式确定要设置格式的单元格】。
3、输入公式：=$D2>500，设置红色背景；再新建一条规则，公式为：=$C2>3000，设置橙色背景。
五、用Power Query自动合并多月账单
当每月单独建表时，Power Query可一键合并所有工作表，统一清洗并追加到主记账表，避免重复粘贴。
1、确保各月表格结构一致（列名完全相同），且均位于独立工作表中，表名如“2024-01”、“2024-02”。
2、点击【数据】→【获取数据】→【从工作簿】→选择当前文件→在导航器中勾选所有月份表→点击“转换数据”。
3、在Power Query编辑器中，选中全部查询→右键→【追加查询】→【追加查询为新查询】→命名为“全部账单”，然后点击【关闭并上载】。
