邮件合并可高效批量制作个性化奖状，需准备Word模板与Excel数据源，通过插入合并域、预览校验、完成合并四步实现，并支持IF条件域和日期格式化等高级技巧。
如果您希望在Word中快速制作个性化奖状或批量生成证书，邮件合并功能可以高效完成任务。以下是实现此目标的具体步骤：
一、准备奖状模板与数据源
邮件合并需要一个主文档（奖状模板）和一个数据源（如Excel表格），用于填充姓名、奖项名称、日期等变量信息。模板中需预留可被替换的字段占位符，确保后续合并时能准确映射。
1、新建空白Word文档，插入艺术字或文本框设计奖状标题，例如“荣誉证书”；
2、在正文位置输入固定文字，如“兹授予【姓名】同学……”，其中【姓名】为待替换字段；
3、另建Excel文件，首行为列标题（如“姓名”“奖项”“颁发日期”），每行为一名获奖者信息；
4、保存Excel文件，确保无合并单元格、无空行，且列标题不含空格或特殊符号。
二、启动邮件合并并选择文档类型
Word需明确当前操作属于“信函”类合并，虽用于证书场景，但系统仅提供该类型入口，所有证书布局均在此框架下自定义实现。
1、在Word中点击【邮件】选项卡；
2、点击【开始邮件合并】→【信函】；
3、点击【选择收件人】→【使用现有列表】，浏览并选中前述Excel文件；
4、在弹出的窗口中确认工作表名称（如Sheet1），勾选【首行包含列标题】，点击确定。
三、插入合并域并排版证书内容
合并域是连接模板与数据源的关键桥梁，每个域对应Excel中的一列，插入后可在最终生成时动态替换为实际值。必须确保域名称与Excel列标题完全一致（区分大小写与空格）。
1、将光标定位到“【姓名】”所在位置，点击【插入合并域】→选择“姓名”；
2、依次在对应位置插入“奖项”“颁发日期”等其他字段；
3、选中已插入的域，右键选择【切换域代码】可查看{ MERGEFIELD 姓名 }格式，确认无拼写错误；
4、对齐文字、调整字体大小、添加边框或背景图片，使每份证书视觉统一。
四、预览与生成单个/全部证书
预览功能允许逐条核对字段映射是否正确，避免批量输出后出现错位或遗漏。生成前务必完成校验，否则修改成本大幅上升。
1、点击【预览结果】，使用左右箭头按钮滚动查看不同记录的显示效果；
2、若发现某字段未显示，检查Excel中该单元格是否为空或含不可见字符；
3、确认无误后，点击【完成并合并】→【编辑单个文档】；
4、在弹出窗口中选择【全部】，Word将新建一个含所有证书的文档，每页一份，自动分页。
五、高级技巧：动态调整格式与条件内容
通过域代码嵌套与IF字段，可实现根据数据值自动变化的文本内容，例如按奖项等级显示不同措辞，或隐藏空字段避免留白。
1、将光标置于需条件显示的位置，按Ctrl+F9插入域括号{}；
2、在括号内输入：IF "奖项" = "一等奖" "荣获一等奖" "荣获优秀奖"；
3、选中整个域代码，按F9更新，观察是否按Excel中“奖项”列值正确切换；
4、对日期字段，可右键域→【切换域代码】→在域代码后添加 \@ "yyyy年MM月dd日" 格式开关，实现标准化日期显示。
