在日常办公中，台账的建立是数据记录与管理的重要环节。access 2013 提供了高效且易于操作的功能，帮助用户快速搭建各类台账系统。
一、新建数据库
启动 Access 2017（注：原文为2013，功能类似），选择“空白桌面数据库”选项，输入数据库名称，并指定保存位置，点击“创建”按钮，即可生成一个全新的数据库文件。
二、规划表结构
1. 添加字段内容
- 双击默认的“表1”进入设计视图。以员工台账为例，可依次添加“员工编号”“姓名”“性别”“入职日期”等字段。根据实际用途设定每个字段的数据类型，例如“员工编号”建议使用“文本”类型，“入职日期”则应选择“日期/时间”类型。
2. 设定主键
- 选定某一字段作为主键，如“员工编号”。主键用于唯一标识每一条记录，防止重复数据出现。设置成功后，该字段左侧将显示钥匙图标，表示其为主键字段。
三、录入台账信息
切换回数据表视图，便可开始填写具体数据。按照预先设计的字段逐一输入相关信息，务必保证数据的真实性和准确性。
四、构建查询功能
1. 基础查询操作
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- 转至“创建”选项卡，点击“查询设计”，添加所需的数据表，然后选取要展示的字段。例如，若需查看某部门的所有员工，可在“条件”行中对“部门”字段设定筛选条件。
2. 参数化查询
- 可进一步创建参数查询。比如希望按员工编号查找详细资料，在查询设计界面的“员工编号”字段下方“条件”行输入“[请输入员工编号]”，执行查询时会弹出提示框，输入对应编号即可返回目标信息。
五、生成报表
1. 使用报表向导
- 在“创建”选项卡中选择“报表向导”，挑选需要呈现的字段，如员工编号、姓名、入职时间等。依照向导步骤完成分组、排序设置，最终生成初步报表。
2. 优化报表样式
- 进入报表的设计视图，可对其进行美化处理。调整字段布局、修改字体大小与颜色，还可插入页眉、页脚及标题，提升整体专业度和视觉效果。
通过上述流程，借助 Access 2013 能够便捷地实现台账系统的搭建，实现数据的结构化存储、灵活查询与清晰展示，极大提升工作效率与管理水平。
