先清理云端大附件并下载重要文件，再通过客户端删除附件或设置自动归档，释放邮箱空间。具体包括清空已删除邮件、搜索大附件邮件批量处理、下载保存后移除附件、使用Outlook或Foxmail管理邮件，并建立定期归档和网盘分享机制避免重复占用空间。
邮箱空间被大容量附件占满，导致无法收发新邮件？这种情况很常见，尤其是长期使用同一个邮箱时。关键要解决“存”和“清”两个问题：既要保存重要文件，又要释放服务器空间。下面介绍几种实用方法。
清理云端邮件释放空间
直接在邮箱网页端操作，快速腾出容量。
• 清空“已删除邮件”文件夹：很多人以为删除邮件就释放了空间，其实只是移到了“已删除邮件”文件夹。必须进入该文件夹，彻底清空才能真正释放容量。 • 删除带大附件的旧邮件：在搜索框中输入“has:attachment larger:5M”（支持此语法的邮箱如Gmail），可找出大于5MB的邮件，重点处理这些占用大户。 • 处理已发送邮件中的附件：别忽略“已发送邮件”文件夹，你外发的每一封带附件的邮件都还在里面，同样占用空间，可以按大小排序后批量删除。下载附件并从邮件中移除
保留邮件内容，只把大文件拿下来，再删掉原附件，这是兼顾安全与空间的好办法。
• 在电脑版Outlook中操作：打开收到的带附件邮件，右键点击附件名称，选择“另存为”，将文件保存到电脑或OneDrive等云盘。然后右键附件，选择“删除附件”（Remove Attachment），这样邮件还在，但附件已从服务器移除，空间立即释放。 • 使用Foxmail等客户端：绑定邮箱后，可在本地查看所有邮件。右键附件选择“保存到”，导出文件后，再删除原始邮件或仅删除附件（部分版本支持）。 • Web版邮箱处理：如果用网页版Outlook或企业邮箱，先下载附件，然后删除整封邮件，并记得清空“已删除邮件”文件夹。
设置自动归档与备份
避免问题反复出现，建立定期整理机制。
• 开启Outlook自动归档：在“文件”>“工具”>“选项”中设置归档策略，例如将超过1年的邮件自动移入本地PST文件，既保留记录又不占服务器空间。 • 用IMAP同步到本地：通过Outlook或Foxmail以IMAP方式连接邮箱，将所有邮件同步到电脑。之后可以在客户端设置“下载后从服务器删除”，实现自动清理。 • 重要附件集中管理：把常用的大文件统一存到网盘或公司共享目录，以后发邮件时改用“分享链接”代替上传附件，从根本上减少邮箱负担。 基本上就这些。动手前记得先备份重要数据，操作后检查回收站，确保空间真的释放了。
