可在Outlook桌面版和网页版中创建邮件规则实现自动管理：桌面版通过“主页→规则→创建新规则”向导设置，网页版在“设置→邮件→规则”中配置，规则均云端同步、仅对新邮件生效，支持编辑、启用或停用。
如果您希望在新版本的 Outlook 桌面应用或 Outlook 网页版（Outlook on the web）中自动管理收件箱，例如将特定发件人的邮件移入指定文件夹或标记为重要，则需要创建电子邮件规则。以下是分别在两个平台中设置规则的具体步骤：
一、在 Outlook 桌面应用（新版）中创建规则
新版 Outlook 桌面应用使用基于 Microsoft 365 的统一规则引擎，所有规则均同步至云端，支持跨设备生效。规则创建过程通过“规则向导”引导完成，适用于 Windows 和 macOS 版本。
1、打开 Outlook 桌面应用，点击左上角 “主页”选项卡。
2、在功能区右侧找到并点击 “规则”下拉按钮，选择 “创建新规则…”。
3、在弹出窗口中，选择 “从空白规则开始”，点击“确定”。
4、在“规则说明”区域，勾选所需条件，例如 “发件人地址包含” 或 “主题中包含”，然后点击对应链接填写具体内容。
5、在“执行以下操作”区域，勾选动作，例如 “将项目移入文件夹”，点击链接选择目标文件夹。
6、可选：勾选 “在此规则下方添加条件” 或 “在此规则下方添加操作” 进行细化设置。
7、输入规则名称，确认 “启用此规则” 已勾选，点击“完成”保存。
二、在 Outlook 网页版（Outlook on the web）中创建规则
Outlook 网页版的规则设置位于设置中心，所有规则实时保存于 Exchange Online 服务器，立即对新到达邮件生效，且与桌面端完全同步。
1、登录 outlook.office.com，点击右上角齿轮图标进入 “查看全部 Outlook 设置”。
2、在左侧导航栏展开 “邮件” → “规则”。
3、点击 “添加新规则” 按钮。
4、在“名称”字段中输入规则名称，例如 “客户邮件自动归档”。
5、在“应用此规则若…”区域，点击 “+ 添加条件”，选择如 “发件人包含” 并输入邮箱域名或地址。
6、在“执行以下操作…”区域，点击 “+ 添加操作”，选择 “移动到文件夹” 并指定目标文件夹。
7、如需例外情形，点击 “+ 添加例外”，例如排除含“紧急”字样的主题。
8、确认 “开启此规则” 处于开启状态，点击页面右上角 “保存”。
三、验证规则是否生效
规则创建后不会自动回溯处理历史邮件，仅对后续新接收邮件触发。验证过程需通过真实邮件触发行为，确保条件匹配准确且操作路径无权限限制。
1、发送一封测试邮件，其发件人或主题严格符合所设条件。
2、等待约 30 秒至 2 分钟，检查目标文件夹是否出现该邮件。
3、若未生效，返回规则设置页，确认 “已启用”开关为蓝色 且无冲突规则覆盖当前设置。
4、检查目标文件夹是否存在权限问题：在网页版中右键文件夹 → “属性” → 查看“权限”是否允许自动移动”。
四、编辑或停用已有规则
已创建的规则可在各自平台中随时调整优先级、修改条件或临时禁用，无需删除重建。所有更改即时同步，不影响其他规则运行。
1、在 Outlook 桌面应用中，点击 “主页” → “规则” → “管理规则和通知”。
2、在列表中找到目标规则，勾选后点击 “更改规则” → “编辑规则”。
3、在 Outlook 网页版中，进入 “设置 → 邮件 → 规则”，将鼠标悬停于规则名称上，点击出现的铅笔图标。
4、如需临时停止作用，取消勾选规则名称左侧的复选框，或点击规则右侧的 “关闭”图标。
5、修改完成后，务必点击 “保存”，否则更改不生效。
