Word邮件合并功能可批量生成个性化信件，首先创建主文档并准备含收件人信息的数据源文件；接着在“邮件”选项卡中启动邮件合并向导，选择“信函”类型并连接数据源；然后插入“姓名”“地址”等合并域实现内容定制；预览确认无误后，通过“完成并合并”生成全部信件；最后可打印或保存为PDF分发，确保每封信准确送达。
如果您需要向多位收件人发送个性化信件，但又希望避免手动逐个编辑和发送的繁琐过程，Word的邮件合并功能可以高效完成此任务。该功能允许您将一个主文档与包含收件人信息的数据源结合，批量生成针对不同收件人的定制化信件。以下是实现从数据源准备到打印输出的完整流程：
一、准备主文档和数据源
在使用邮件合并前，必须先准备好主文档模板和存储收件人信息的数据源文件。主文档用于定义信件的整体格式，而数据源提供每位收件人的具体信息，如姓名、地址等。
1、打开Word并创建一个新的空白文档作为主文档。
2、输入信件的基本内容，例如“尊敬的«姓名»：”，其中“«姓名»”是占位符，将在合并时被实际数据替换。
3、确保您的数据源文件已保存为Excel工作簿（.xlsx）、Access数据库（.accdb）或文本文件（.txt）等支持格式，并包含列标题如“姓名”、“地址”、“城市”等。
4、检查数据源中每一行代表一位收件人，且无空行或格式错误，以保证合并准确性。
二、启动邮件合并向导
通过Word内置的邮件合并向导，您可以逐步设置文档类型、连接数据源并插入合并域。
1、在Word菜单栏选择“邮件”选项卡，点击“开始邮件合并”按钮。
2、选择“信函”作为文档类型，表示即将生成的是个性化信件。
3、点击“选择收件人”按钮，然后选择“使用现有列表”，浏览并选中您之前准备好的数据源文件。
4、在弹出的窗口中确认工作表或数据范围正确，勾选“首行包含列标题”后完成导入。
三、插入合并域以实现个性化内容
合并域是连接主文档与数据源的关键元素，它们代表来自数据源的具体字段，在最终文档中会被替换成实际值。
1、将光标定位到需要插入个性化信息的位置，例如称呼部分。
2、点击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中选择对应的字段，如“姓名”。
3、继续在地址段落中依次插入“地址”、“城市”、“邮政编码”等字段，按需排版。
4、可添加其他个性化内容，如“您所在地区为«城市»”，增强信件亲和力。
四、预览并完成合并
在正式生成文档前，应预览结果以确保格式正确且信息匹配无误。
1、点击“预览结果”按钮，Word会用数据源中的第一条记录填充文档，显示第一封信的实际效果。
2、使用左右箭头按钮切换查看不同收件人的信件，确认所有字段均正确显示。
3、若发现格式错乱或字段缺失，返回编辑主文档或检查数据源结构。
4、确认无误后，点击“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”以生成全部信件。
5、在弹出的对话框中选择“全部”，Word将创建一个新文档，包含每位收件人的独立信件页。
五、输出与打印信件
生成的合并文档可用于打印或另存为PDF进行分发，确保每封信都能准确送达。
1、在新生成的文档中查看各页内容，确认分页符位置合理，避免信息截断。
2、如有必要，调整页面边距或段落间距以优化打印效果。
3、连接打印机并放入纸张，点击“文件”→“打印”，选择打印机和份数后执行批量打印。
4、也可选择“另存为”将文档保存为PDF格式，便于通过电子邮件发送给不同收件人。
