最直接方式是右键邮件触发规则向导：选典型邮件→右键创建规则→勾选发件人/主题等条件→指定移动文件夹→启用立即运行，即可自动分拣历史及后续同类邮件。
如果您在 Microsoft 365 Outlook 中希望对特定邮件快速实现自动分拣，最直接的方式是基于已有邮件右键触发规则向导。该方法利用邮件内容特征（如发件人、主题、关键词等）即时生成匹配条件，并绑定移动、标记或转发等操作。以下是具体执行步骤：
一、通过右键邮件快速创建分拣规则
此方法适用于已收到的典型邮件样本，系统将自动提取其发件人、主题、收件人等字段作为默认条件，大幅缩短手动配置时间。规则创建后可立即对历史邮件批量应用。
1、在收件箱中找到一封具有代表性的目标邮件（例如来自“marketing@company.com”且主题含“月度报告”的邮件）。
2、右键单击该邮件，在弹出菜单中将鼠标悬停于规则选项上，再点击创建规则。
3、在弹出的对话框中，勾选希望系统自动识别的条件，例如发件人包含 marketing@company.com、主题包含 月度报告等。
4、在“执行以下操作”区域，勾选将该项目移动到文件夹，然后点击右侧下拉箭头，选择现有文件夹或点击新建创建专用分拣文件夹（如“营销报告”）。
5、勾选对当前文件夹中的现有邮件立即运行此规则，确保该规则即刻处理所有符合条件的历史邮件。
6、点击确定完成创建，新规则将自动启用并开始实时分拣后续同类邮件。
二、通过管理规则和通知界面创建高级分拣规则
此方式支持更精细的逻辑组合，包括多条件“与/或”关系、例外排除、优先级排序及跨账户适配，适合构建长期稳定使用的分拣体系。
1、在 Outlook 桌面客户端顶部菜单栏点击文件，再选择管理规则和通知。
2、在“电子邮件规则”选项卡中，点击新建规则按钮。
3、在“规则向导”中选择从空白规则开始，点击下一步。
4、在“步骤1：选择条件”中，勾选多个分拣依据，例如发件人包含、主题包含、邮件正文包含，每项勾选后需点击带下划线的值进行具体内容输入。
5、点击下一步进入操作设置，在“步骤1：选择操作”中勾选将该项目移动到文件夹并指定目标文件夹；还可同时勾选用特定颜色标记该邮件以增强视觉识别。
6、点击下一步，在例外设置中可添加排除条件，例如除外：主题包含 测试或除外：发件人是本人。
7、在命名步骤中为规则输入明确名称（如“客户订单自动归档”），确认勾选启用此规则，点击完成保存。
三、在Outlook for Mac中创建分拣规则
Mac 版 Outlook 的规则配置路径与 Windows 版不同，采用集中式“设置→规则”入口，所有新建、编辑、开关控制均在此统一管理，且支持规则顺序拖拽调整，避免规则冲突。
1、点击屏幕左上角Outlook菜单，选择设置。
2、在设置窗口左侧导航栏中，展开Email，点击规则。
3、点击右下角新建规则按钮，为规则输入名称（如“供应商发票分类”）。
4、在“条件”区域点击添加条件，从下拉列表中选择匹配字段（如“发件人地址包含”），并在弹出框中输入邮箱域名或完整地址。
5、在“操作”区域点击添加操作，选择移动到文件夹，再从树状列表中选取目标文件夹。
6、如需提升优先级，可点击添加其他条件叠加第二层筛选（如“且主题包含 发票”），或点击添加例外排除干扰项。
7、确认规则顶部的开关处于开启状态，点击保存完成部署。
四、使用规则模板快速启用常用分拣场景
Outlook 内置多种预设模板，覆盖高频分拣需求，无需逐项配置条件与动作，仅需替换关键参数即可生效，特别适合新手或标准化流程部署。
1、点击文件 > 管理规则和通知 > 新建规则。
2、在“规则向导”中选择使用模板创建规则，点击下一步。
3、从模板列表中选择适用场景，例如将来自某人的邮件移动到文件夹、将主题包含特定字词的邮件标记为重要或将带有附件的邮件移至指定文件夹。
4、在模板说明中，点击所有带下划线的参数（如“某人”、“特定字词”、“指定文件夹”），逐一替换为实际值，例如将“某人”改为“support@vendor.com”，将“指定文件夹”设为“技术支持工单”。
5、点击下一步两次，确认规则名称并勾选启用此规则，最后点击完成。
五、在新Outlook（Windows版）中设置收件箱规则
新版 Outlook 界面精简，规则入口整合至侧边栏设置流，支持一键启用/禁用、拖拽重排及即时运行，但暂不支持第三方账户（如Gmail、Yahoo）的本地规则配置。
1、点击左下角设置图标（齿轮形状），选择邮件 > 规则。
2、点击添加新规则按钮，系统自动跳转至规则编辑页。
3、在“规则名称”栏输入描述性名称（如“HR通知自动归档”）。
4、在“条件”部分点击添加条件，选择字段（如“发件人”），再点击右侧输入框填写具体值（如“hr@company.com”）。
5、在“操作”部分点击添加操作，选择移动到文件夹，然后从下拉菜单中选择已有文件夹或点击新建文件夹创建专属目录。
6、如需跳过后续规则匹配，启用停止处理更多规则开关；如需立即处理历史邮件，点击页面底部的立即运行规则按钮。
