Word批注功能用于添加说明、修改建议或审阅意见，以侧边栏形式显示且不改动原文；支持插入、回复、删除、显示/隐藏及更改作者名称等操作。
如果您需要在Word文档中对特定内容添加说明、修改建议或审阅意见，则可以使用批注功能。以下是添加与管理Word批注的具体步骤：
一、插入批注
批注以侧边栏形式显示在文档右侧，不改变原文内容，便于多人协作审阅。插入批注前需先选中目标文字或点击光标定位位置。
1、打开Word文档，将光标置于需添加批注的词语、句子末尾，或用鼠标拖选要标注的文本。
2、在顶部菜单栏点击“审阅”选项卡。
3、在“批注”功能组中，点击“新建批注”按钮（图标为对话气泡）。
4、右侧批注框自动展开，输入文字内容，按Enter键确认保存。
二、回复他人批注
当文档存在他人已添加的批注时，可在原批注下方直接回复，形成审阅对话链，便于追踪讨论脉络。
1、将鼠标悬停在已有批注上，点击批注右上角出现的“回复”链接。
2、在新出现的输入框中键入回应内容。
3、按Enter键提交，该回复将嵌套显示在原始批注下方。
三、删除批注
删除操作仅移除批注本身，不会影响文档正文，适用于已采纳建议或清理过期审阅痕迹。
1、将鼠标移至待删除批注区域，右侧批注框标题栏出现三个点图标（⋯）。
2、点击该图标，在下拉菜单中选择“删除批注”。
3、若需批量清除，可点击“审阅”选项卡中的“删除”下拉箭头 → “删除文档中的所有批注”。
四、显示与隐藏批注
批注默认处于显示状态，但可临时关闭以查看干净文档视图，不影响批注数据存储。
1、进入“审阅”选项卡，在“显示批注”组中找到“显示批注”复选框。
2、取消勾选该选项，所有批注框及标记线立即隐藏。
3、重新勾选即可恢复显示，且原有批注内容完整保留。
五、更改批注作者名称
Word默认使用当前系统账户名作为批注署名，若需统一署名或保护隐私，可手动修改作者信息。
1、点击“文件”→“选项”，打开Word选项窗口。
2、在左侧列表中选择“常规”，找到“用户名”和“缩写”字段。
3、分别输入希望显示的新作者名称与缩写，点击“确定”保存。
4、此后新建的批注将使用新名称，此前批注仍保留原作者名，不可批量更名。
