石墨文档数据录入需遵循五项规范：一、粘贴前清除格式；二、禁用合并单元格并冻结表头；三、统一使用半角符号并清理空格；四、单表不超5000行，大文档须拆分；五、设置编辑权限与校验规则。
如果您在将数据录入石墨文档时出现格式错乱、内容丢失或协作异常等情况，则可能是由于未遵循基础录入规范所致。以下是需重点关注的操作要点：
一、避免直接粘贴带格式的外部内容
从Excel、Word或网页复制的数据常携带隐藏样式、不可见字符或自动编号，易导致表格错位、字体不统一或公式失效。
1、在粘贴前，先将原始数据粘贴至纯文本编辑器（如记事本）中清除格式。
2、选中记事本中的干净文本，再次复制并使用石墨文档的“粘贴为纯文本”功能（快捷键 Ctrl+Shift+V 或右键选择对应选项）。
3、若需保留表格结构，建议使用石墨文档内置的“插入表格”功能重新构建，再逐单元格录入或粘贴无格式数值。
二、规范使用单元格与行列结构
石墨文档的表格不具备Excel级别的计算引擎，过度嵌套或跨行合并会破坏协作实时性与移动端显示完整性。
1、禁用合并单元格功能，改用居中对齐+加粗标题方式实现视觉整合效果。
2、每列应保持单一数据类型（如全为日期、全为数字），避免同一列混入文字与数值。
3、表头行必须冻结（点击表格左上角小方块启用“冻结首行”），确保滚动时字段标识始终可见。
三、谨慎处理特殊符号与空格
全角空格、不间断空格、零宽字符及中文标点可能被误识别为有效数据，干扰筛选、排序与后续导出解析。
1、录入前切换输入法至英文状态，所有标点（包括逗号、顿号、括号）均使用半角符号。
2、在关键字段（如ID、手机号、邮箱）录入后，立即检查前后是否残留空格，可使用“查找替换”功能搜索“^w”（代表空白字符）进行批量清理。
3、禁止使用“①②③”“❶❷❸”等带样式的数字序号，统一改用“1. 2. 3.”或“-”作为项目符号。
四、控制单文档数据量规模
石墨文档对实时协同性能有响应阈值，单个表格超过5000行或整篇文档含超10万字符时，可能出现加载延迟、光标卡顿或保存失败。
1、当预估数据量较大时，提前拆分为多个逻辑独立的子表（如按月份、部门、类别），并用目录链接相互索引。
2、非必要字段（如备注、附件路径）应折叠至侧边栏“评论”或另建关联文档，主表仅保留核心必填列。
3、定期执行“文档瘦身”：删除已归档的历史版本（在“版本历史”中关闭自动保存旧版）、清空回收站、移除未使用的图片/附件。
五、启用协作权限与校验机制
多人同时录入易引发覆盖冲突或标准不一致，需通过权限约束与人工复核双轨保障数据准确性。
1、对数据录入区设置“仅可编辑指定区域”权限（需管理员身份，在“分享设置→高级权限→锁定区域”中划定范围）。
2、在表头下方插入一行“校验规则说明”，例如：【身份证号】须为18位，末位X需大写；【日期】格式统一为YYYY-MM-DD。
3、指定一名成员担任“录入审核员”，每日下班前检查当日新增行，对不符合规则项添加红色高亮批注并@责任人修正。
