邮箱已满时应立即清空“已删除邮件”文件夹、使用“对话清理”功能、筛选删除大附件邮件、将旧邮件存档至本地pst或存档邮箱、取消订阅并清理促销邮件。
如果您在使用 Outlook 或 WPS 邮箱时收到“邮箱已满”“超出配额”或无法收发邮件的提示，则很可能是邮箱存储空间已达上限。Outlook 帐户默认邮箱容量为 100GB，WPS 邮箱虽独立运营，但同样存在明确的存储限额。以下是多种可立即执行的清理方法：
一、清空“已删除邮件”文件夹
在 Outlook 或 WPS 邮箱中，删除邮件仅将其移入“已删除邮件”（或“垃圾桶”）文件夹，并不释放实际空间；该文件夹持续占用服务器与本地存储。必须执行“清空”操作才能彻底释放容量。
1、登录 Outlook 网页版（outlook.office.com）或 WPS 邮箱网页端；
2、在左侧文件夹列表中，找到并点击已删除邮件（部分 WPS 版本显示为垃圾箱或回收站）；
3、在邮件列表顶部点击更多 > 清空文件夹；
4、确认弹窗提示，完成永久清除。
二、使用“对话清理”功能精简重复邮件
Outlook 内置的“对话清理”可识别同一邮件会话中的冗余副本——例如包含完整历史记录的最新回复，将自动移除此前所有重复内容邮件，大幅减少数量而不丢失信息。
1、打开 Outlook 桌面客户端，进入任意含大量往来邮件的文件夹（如收件箱）；
2、切换至常用选项卡，点击删除组中的清理按钮；
3、选择清理对话，系统将扫描当前视图内全部会话；
4、清理完成后，被移除的邮件统一进入已删除邮件文件夹，需另行清空。
三、筛选并批量删除大附件邮件
单封带超大附件（如视频、ISO 镜像、高清设计稿）的邮件可能占用数百 MB 空间，是邮箱膨胀的主要原因。通过按大小筛选可快速定位并清除。
1、在 Outlook 网页版或 WPS 邮箱网页端，进入收件箱或其他目标文件夹；
2、点击右上角筛选器图标（漏斗形），选择有附件；
3、再点击列标题大小进行降序排序，最大附件邮件将置顶显示；
4、勾选多封目标邮件，点击删除，随后务必进入“已删除邮件”执行清空。
四、移动旧邮件至存档文件夹或本地 PST
对于需保留但不常查阅的历史邮件，可将其导出为本地存档（PST 文件）或移入 Outlook 的“存档邮箱”，从而从主邮箱服务器空间中剥离，不计入 100GB 配额。
1、在 Outlook 桌面客户端中，点击文件 > 信息 > 清理工具 > 存档；
2、设置存档条件：例如“早于 2024 年 1 月 1 日的项目”；
3、指定存档位置为本地硬盘的新 PST 文件路径；
4、勾选存档此文件夹及所有子文件夹，点击确定执行迁移。
五、取消订阅促销与新闻邮件并清理收件箱
长期积累的订阅类邮件（电商通知、周报、广告推送）不仅占据空间，还持续增加新数据。主动退订可阻断源头，配合一次性清理能显著减负。
1、在 Outlook 或 WPS 邮箱中，打开一封典型促销邮件（如来自“newsletter@xxx.com”）；
2、在阅读窗格顶部查找并点击取消订阅链接；
3、返回收件箱，使用搜索栏输入from:newsletter OR from:promotions；
4、全选结果邮件，点击删除，之后立即清空“已删除邮件”文件夹。
