WorkBuddy可通过插件绑定邮箱、自然语言定义分类规则、自动创建归档文件夹、构建周期性工作流及离线处理邮件包，实现本地与云端邮件的系统性分类与归档。
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如果您积攒了一年未处理的邮件，导致邮箱杂乱、查找困难、重要信息被淹没，则可能是由于缺乏系统性分类与自动化归档机制。以下是利用WorkBuddy对本地邮件客户端（如Outlook或Thunderbird导出的EML/MBOX文件）及Web邮箱（通过授权API接入）进行批量分类与归档的具体操作路径：
一、启用邮件插件并绑定邮箱账户
WorkBuddy默认不直接读取实时邮箱数据，需通过官方邮件处理插件建立安全连接。该插件支持IMAP协议接入Outlook、QQ邮箱、163邮箱及企业微信邮箱，所有认证与数据传输均经腾讯云安全网关加密，原始邮件内容不上传至云端，仅在本地沙箱解析。
1、打开WorkBuddy主界面，点击左下角「+ Skills」按钮，搜索“Email Manager”插件。
2、点击安装，等待提示“插件加载完成”，随后点击右上角「设置」→「账户绑定」→「添加邮箱」。
3、选择对应服务商，输入邮箱地址，使用应用专用密码（非登录密码）完成IMAP授权；若为Outlook/Exchange账户，勾选「启用日历与联系人同步」。
4、授权成功后，WorkBuddy将自动扫描最近12个月收件箱、发件箱及已归档文件夹，生成邮件元数据索引，此过程不下载附件，仅提取标题、发件人、时间、关键词与HTML正文结构。
二、基于自然语言定义分类规则
WorkBuddy不依赖预设模板，而是通过语义理解将您的业务逻辑转化为可执行的分类策略。您无需编写正则表达式或配置过滤器，只需用日常语言描述归类意图，AI将自动生成匹配逻辑并验证覆盖率。
1、在对话框中输入：“把过去一年里所有来自客户域名（如abc-tech.com、xyz-group.cn）的邮件，按‘潜在客户’‘现有客户’‘流失客户’三类打标；其中主题含‘报价单’‘合同’‘续费’的归为‘现有客户’，含‘试用申请’‘产品咨询’的归为‘潜在客户’，含‘终止合作’‘投诉’‘退订’的归为‘流失客户’。”
2、WorkBuddy将返回分类计划预览，列出样本邮件及预测标签，并标注置信度；若某类邮件识别准确率低于85%，它会主动建议补充示例或调整关键词。
3、确认无误后点击「执行分类」，系统将在本地沙箱中运行规则引擎，逐封分析并写入IMAP服务器标记（如Outlook中的类别Color Category）或本地MBOX标签字段。
三、自动创建归档文件夹并迁移邮件
分类完成后，WorkBuddy可联动操作系统与邮件客户端，按策略新建结构化归档目录，并执行物理迁移。所有操作均在用户授权范围内进行，迁移前会生成差异报告供复核。
1、输入指令：“根据刚才打标的三类客户，为每类新建一个归档文件夹，路径为D:\MailArchive\{类别名称}，格式为YYYY-MM-DD_发件人_主题简写；同时将2025年全年邮件按标签批量移入对应文件夹，保留原始时间戳。”
2、WorkBuddy解析后，显示拟创建的3个文件夹路径及预计迁移邮件数量；若检测到目标路径存在同名文件，将自动追加序号而非覆盖，确保零数据丢失。
3、点击确认，系统调用本地邮件导出模块，将每封邮件保存为独立EML文件，文件名按规则生成，同时在原邮箱中执行IMAP MOVE操作（Outlook）或标记为“已归档”（Web邮箱）。
四、构建周期性归档工作流
为避免再次积压，WorkBuddy支持将本次分类归档逻辑固化为可重复触发的自动化工作流，无需每日手动操作，亦无需部署定时任务服务。
1、在「我的工作流」面板点击「新建」，选择「邮件归档」模板，粘贴前述两条自然语言指令作为流程主体。
2、设置触发条件：选择「每周五17:00」或「当收件箱邮件数超过500封时」，后者依赖WorkBuddy后台轻量级监听服务，该服务仅轮询邮箱元数据，不下载正文，内存占用低于12MB。
3、开启「自动备份快照」选项，每次归档前将当前收件箱状态压缩为ZIP存至指定路径，命名含日期与哈希值，便于回溯任意时间点的原始结构。
五、离线处理本地邮件文件包
若企业政策禁止IMAP直连，或需处理历史导出的EML/MBOX/PST文件，WorkBuddy提供纯离线模式：所有解析、分类、归档均在本地完成，不发起任何网络请求，适配高保密等级场景。
1、将邮件文件包（如Outlook导出的archive.pst、Thunderbird导出的mail.mbox）拖入WorkBuddy主窗口空白区。
2、系统自动识别格式并加载邮件列表，点击右键选择「批量分析」→「按业务角色分类」，从预置方案中选择「客户邮件分级管理」。
3、WorkBuddy启动本地NLP模型，对每封邮件的发件人域名、签名块、往来上下文进行深度比对；对无法明确归属的邮件，自动放入D:\MailArchive\Unlabeled待审目录，并生成摘要报告供人工复核。
4、确认分类结果后，点击「导出为结构化文件夹」，选择目标路径，即刻生成带层级目录与标准化命名的归档体系。
