员工文件夹命名规范为“工号+姓名-部门缩写-入职年份”，离职者加后缀“-LZ”；禁用特殊字符，确保唯一性、可检索性及系统兼容性。
员工文件夹命名需确保统一、清晰、可检索，避免因命名混乱导致文件查找困难或权限管理出错。以下是适用于日常办公环境的命名规范建议：
一、采用“工号+姓名”基础结构
以唯一性标识为核心，工号为组织内不可重复的数字编码，姓名使用标准汉字全名，不加空格、标点或昵称，保障系统识别稳定性与人员对应准确性。
1、获取人力资源系统中分配的正式工号（如：00287）。
2、确认员工身份证登记姓名（如：张明远），不使用“张工”“小张”等非正式称谓。
3、按“工号+姓名”顺序拼接，中间不加任何分隔符（如：00287张明远）。
二、补充部门信息用于分类管理
在基础结构后追加部门缩写，便于批量归档与权限批量设置，同时保持文件夹名长度可控，避免超出操作系统路径限制。
1、使用公司统一发布的部门英文缩写（如：HR代表人力资源部，IT代表信息技术部）。
2、缩写全部大写，与姓名间用半角短横线“-”连接（如：00287张明远-HR）。
3、若员工跨部门兼任，仅填写其编制所在主部门，不叠加多个缩写。
三、加入入职年份便于时间维度筛选
在末尾添加四位数入职年份，支持按年度快速定位新员工资料或执行周期性归档操作，避免依赖创建时间等易被修改的元数据。
1、提取劳动合同签署生效日期中的年份（如：2023年7月1日入职，则取“2023”）。
2、年份置于部门缩写之后，用半角短横线分隔（如：00287张明远-HR-2023）。
3、不使用“23”“'23”等简写形式，防止排序错乱或歧义。
四、禁用字符与格式限制
操作系统及协作平台对文件夹名称存在解析限制，特殊符号可能导致同步失败、路径截断或权限异常，必须严格规避。
1、禁止使用以下字符：\ / : * ? " | 。
2、禁止使用中文括号（）、全角空格、emoji 表情及控制字符。
3、全名中含生僻字时，须确认该字能在Windows、macOS及企业网盘中正常显示与索引，否则联系IT部门备案替代方案。
五、离职员工文件夹保留与标识
离职员工文件夹不得删除，需通过命名变更实现状态标记，确保审计可追溯且避免误操作恢复权限。
1、在原文件夹名末尾添加半角短横线及大写字母“LZ”（代表离职）（如：00287张明远-HR-2023-LZ）。
2、LZ标识必须置于年份之后，不替换、不前置、不附加其他说明文字。
3、完成重命名后，同步更新共享权限列表，移除所有活跃用户访问权限。
