住房公积金缴存基数申报须严格核定职工月平均工资、执行上下限标准、规范申报手续、履行告知义务并单独处理特殊情形，否则将被责令纠正或处罚。
如果您为职工申报住房公积金缴存基数时出现漏报、错报或超限未调整等情况，可能导致单位被责令纠正甚至面临行政处罚。以下是正确申报公积金缴存基数的具体操作路径：
一、准确核定职工月平均工资
缴存基数必须严格依据职工2025年1月1日至2025年12月31日期间实际发放的工资总额计算，不得遗漏奖金、津贴、加班工资等应纳入工资总额统计的项目，也不得计入车补、物业补贴、通信补贴等非工资性收入。
1、收集职工全年12个月的工资条或银行流水记录，确保覆盖全部应发工资项目。
2、将全年工资总额相加后除以12，得出月平均工资数值。
3、对工作不满一年的新入职或调入职工，按实际工作月份计算月平均工资，不得简单套用全年标准。
4、核对工资数据是否符合国家统计局《关于工资总额组成的规定》（国家统计局令第1号）的统计口径。
二、严格执行上下限标准
缴存基数必须控制在本市公布的上下限范围内，超出上限的按上限执行，低于下限的按下限执行，否则系统将自动拦截或后续被抽查认定为违规。
1、登录所在地住房公积金管理中心官网，查询2026年度最新公布的缴存基数上下限标准。
2、对照本单位职工月平均工资，逐一比对是否超过上限或低于下限。
3、对超上限职工，将其缴存基数统一调整为本市公布的最高限额（如六安市为24835元、宣城市为23793元、焦作市为20067元）。
4、对低于下限职工，将其缴存基数统一调整为本市最低工资标准（如六安市区为2170元、长春市区为2230元、南宁未公布但执行当地最低工资）。
三、规范办理申报手续
申报必须由单位经办人通过指定渠道完成，且须确保单位与职工信息真实、完整、一致，避免因基础信息错误导致申报失败或后续纠纷。
1、确认单位已开通网上服务大厅权限；未开通的，需携带《统一社会信用代码证书》或《事业单位法人证书》复印件、经办人身份证复印件及加盖公章的《单位数字证书申请表》，前往属地公积金中心柜台办理UKEY申领。
2、登录单位网厅，在【年度缴存基数申报】模块中，先选择2026年度缴存比例（机关事业单位通常为12%，企业可在5%—12%自主确定），再逐人录入或批量导入核定后的缴存基数。
3、对信息有误的职工，须提前完成更正：姓名、身份证号错误的，必须由职工本人持身份证原件到公积金服务大厅现场办理；手机号错误的，可由单位经办人在网厅或柜台直接修改。
4、申报完成后，系统生成《住房公积金基数调整清册》，单位须打印并加盖公章，留存备查；调整人数5人以上的，还需同步提交电子版用于批量审核。
四、履行告知与确认义务
单位在完成基数核定后，必须将结果如实告知每位职工，保障其知情权与监督权，这是防范劳动争议和行政风险的关键环节。
1、通过内部OA系统、微信群、纸质通知等方式，向职工公示其2026年度核定的缴存基数、缴存比例及月缴存额。
2、公示内容须包含计算依据（如2025年月均工资数额）、上下限适用情况说明及单位联系人信息。
3、对提出异议的职工，单位应复核原始工资数据，并在3个工作日内书面反馈核实结果。
4、所有职工确认无误后，方可进行2026年1月起的汇缴操作；未经职工确认即擅自调整的，视为程序违规。
五、及时处理特殊情形
针对新入职、新调入、离职、重新就业等人员，须按政策单独核定基数，不可与其他职工混同处理，否则易引发基数失真问题。
1、2026年1月1日后新参加工作的职工，以其第二个月的当月工资作为缴存基数，不得使用试用期工资或首月工资。
2、2026年1月1日后新调入职工，以其调入当月发放的工资为缴存基数，若当月未发薪，则顺延至首次发薪月核定。
3、职工离职当月工作满半个月的，单位须按上月缴存标准为其缴存当月公积金，不得停缴或减额。
4、重新就业职工参照新调入职工规定执行，不得沿用原单位基数或自行设定虚拟基数。
